Advokátska kancelária, v ktorej ľudia dokážu systematicky a neustále zaznamenávať svoj odpracovaný čas, má o 25 - 40 % vyššie prímy než tá, v ktorej to zatiaľ nezvládli. V našom minulom článku sme si ukázali, že úspechu bez dôkladného sledovania času nedosiahneme. Ale ako na to?

Zaznamenávajte neustále úplne všetko

Dôležité je zanášať odpracované hodiny do systému nepretržite, každý deň. Akékoľvek dodatočné spomínanie je na škodu. Zaznamenajte si aj krátke hovory s dôležitými klientmi, pretože aj im je potreba fakturovať správne a spravodlivo. Ak to pôjde, nenechávajte svoju prácu prerušovať otázkami kolegov, vybavovaním hovorov a e-mailov. Vyhraďte si pre hovory a e-maily konkrétnu dobu a venujte sa im len v priebehu nej. Najhoršie sú dni, kedy sa nahromadí práca na niekoľkých klientoch naraz a vy skáčete od jednej činnosti k druhej. Aj v takej situácii si ukradnite potrebných 20 sekúnd na zaznamenanie zmeny činnosti. Započítajte si aj čas, kedy nad niečím premýšľate a vaša myseľ sa potuluje ktovie kde. Riešenie či záblesk inšpirácie, na ktoré prídete, sú predsa výsledkom práve takých chvíľ. A predovšetkým, nezaznamenávajte iba hodiny k fakturácii, ale všetok svoj odpracovaný čas. Hodnotenie toho, čo vyfakturovať a čo nie, si nechajte až nakoniec, na fakturáciu raz mesačne.

Manuálne sledovanie času

Ak svoj čas sledujete manuálne, nastavte si vlastný systém, ktorého sa budete držať. Fungovať bude takmer čokoľvek, čo vám naozaj vyhovuje. Niekedy postačí obyčajný blok s tužkou, ktorý si vedľa seba položíte všade, kde pracujete. Sú ľudia, ktorí využívajú diktafón v telefóne, kam si záznam jednoducho a rýchlo nahovoria. Prácu môžu uľahčiť aj tabuľkové procesory (s Google Docs môžete sledovať viac ľudí v jednej tabuľke) alebo jednoduchý textový súbor v Notepade. Tak isto ako máte zažité neustále kontrolovať, či máte u seba mobil a kľúče, je potreba si pravidelné zapisovanie času dostať pod kožu. Alebo maximálne využiť niektorú z aplikácií, ako si ukážeme ďalej.

Zautomatizujte všetko, čo sa dá

Ak naozaj nechcete nič zapisovať ručne, je riešením software, ktorý pasívne zaznamenáva, na čom práve pracujete. Typickým predstaviteľom je Chrometa – program, ktorý vie pracovať na PC, Macu alebo smartphone. Meria čas, ktorý trávite v aktuálnom okne, takže ich môžete mať otvorených veľké množstvo a preskakovať medzi nimi. Zapisuje názov aplikácie, meno súboru a dobu strávenú jeho úpravou, eviduje, ktorý mail ste komu poslali a jeho predmet. Ak odídete na schôdzku, po príchode sa program spýta, ako chcete zaznamenať čas, ktorý ste boli preč. Automaticky vytvára timesheety a týždenné alebo mesačné súhrny. Elektronické timesheety potom lepšie umožňujú vytvárať reporty, efektívne fakturovať, či informovať klienta o tom, na čom zrovna pracujete.

Využijte VoIP

VoIP (Voice Over Internet Protocol) je technológia, ktorá umožňuje volanie prostredníctvom počítačovej siete, väčšinou internetu. Predstavuje nielen volanie medzi počítačmi, ale umožňuje aj pripojenie bežného telefónu. Vďaka nemu môžete presne sledovať, komu a ako dlho voláte, hovory je možné nahrať a spätne si vypočuť. Nízka cena je už len čerešničkou na torte.

Systémové riešenie

Ak potrebujete software, ktorý vám pomôže aj s ostatnou agendou, vyberte si komplexné riešenie, ktorého súčasťou je aj sledovanie odpracovaného času. Ak zvolíte úplne novú technológiu, nezabudnite na to, že prvoradé je nadchnúť pre ňu svojich zamestnancov. Zmena totiž môže byť vnímaná nepriateľsky, narušuje „status quo“. A ak budú vaši zamestnanci potichu šomrať a technológiu využívať iba napol a iba preto, že je to povinné, vyhodili ste svoju investíciu z okna.

Zostavte si dobrý komunikačný plán, ako novú technológiu predstavíte. Usporiadajte pre svojich zamestnancov školenie, všetko im ukážte a dajte im k dispozícii niekoho, kto bude ochotne radiť s nejasnosťami. Iba vtedy, keď sa všetci s novou technológiou stotožnia, ju dokážete naplno využiť a investované peniaze sa vám vyplatia. Ak to všetko premyslíte dopredu, býva implementácia naozaj jednoduchá.

Na cestách

Akonáhle sa rozhodnete pre komplexné riešenie, získate ďalšiu výhodu – aplikácie už dokážu pracovať kdekoľvek, teda aj vo vašom smartphone. Prepojenie so systémom vo vašom počítači je potom samozrejmosťou.

Nech už využijete akýkoľvek systém pre zaznamenávanie času, je potreba všetky informácie pravidelne importovať do vášho fakturačného programu. Pretože získať dáta je len tou prvou časťou celého procesu – ta správna odmena príde až s fakturáciou.

Systémové riešenie SingleCase

Online nástroj SingleCase predstavuje komplexné riešenie pre advokátske kancelárie. Pomôže aj so zapisovaním odpracovaného času – myslí naňho za vás. Aplikácia neustále vyhodnocuje vašu činnosť v systéme a vždy, keď je to potreba, vám ponúkne uloženie výkazu odvedenej práce. Dokáže fungovať aj na diaľku prostredníctvom smartphonu.

SingleCase si môžete vyskúšať úplne zdarma a bez akýchkoľvek záväzkov po dobu 30 dní. Sami uvidíte, či vám vyhovuje.

© EPRAVO.SK – Zbierka zákonov, judikatúra, právo | www.epravo.sk