Vznik dokumentov

Ako sme už uviedli, dokument najčastejšie vzniká úpravou staršieho – napríklad v zmluve o dielo autor prepíše názov zhotoviteľa, upraví cenu a predmet zmluvy a všetko uloží pod novým názvom. Iba 15 % opýtaných má k dispozícii vzorový dokument, do ktorého doplňuje. A 10 % dokonca začína úplne od nuly, teda prázdnym dokumentom. V prípade, že kancelária využíva vzory či šablóny, v polovici prípadov ich má k dispozícii viac ako 30, čo je zložité na orientáciu. Zefektívnením celého procesu by pritom došlo k výrazným úsporám času.

Vyhľadávanie dokumentov

Aby človek mohol použiť starší dokument pri vytváraní nového, musí si najskôr spomenúť na nejaký vhodný a ten potom nájsť. Takmer 50 % právnikov ho hľadá podľa spisu, v ktorom by sa mal dokument nachádzať, a potom si pomáha kľúčovými slovami v názve. Ak teda chce vytvoriť napríklad dohodu o mlčanlivosti, pozrie sa do zložky so takým istým  prípadom a v ňom potom hľadá slovo „mlčanlivosť“. Veľká časová náročnosť je naporúdzi.

Predávanie dokumentov

Z prieskumu vyplynulo, že až 50 % kancelárií nemá nastavený jednotný systém pohybu dokumentov. Najviac kancelárií, až 75 %, využíva zdieľaný disk a skoro polovica potom email. 10 % advokátov si dokonca odovzdáva dokumenty v papierovej podobe, z ruky do ruky.

Dokument posiela klientovi 60 % právnikov nielen v elektronickej podobe, ale aj v tej papierovej.

Kde sú dokumenty uložené

Podľa prieskumu najviac oslovených využíva k ukladaniu dokumentov zdieľaný disk, tesne nasledovaný cloudovým úložiskom. Až 50 % kancelárií má dokumenty dokonca uložené na viac miestach – z toho 40 % opýtaných uviedlo, že ich ukladá aj u seba na počítači. Nájsť poslednú verziu dokumentu teda vyžaduje nadmerné úsilie a veľa času. Naviac v prípade použitia Dropboxu či Google Drive dochádza ku kolízii s európskymi zákonmi na ochranu osobných údajov, ak sú klientské dokumenty kopírované a ukladané mimo oblasť EEA.

Single Case pre riadenie právnych dokumentov

Aj vďaka prieskumu sme vám systém SingleCase mohli ušiť na mieru tak, aby práca s dokumentmi bola efektívna a čo najpríjemnejšia.

Nový dokument vďaka predpripraveným vzorom vytvoríte priamo v aplikácii, ten existujúci jednoducho pretiahnete. Môžete sem nahrať i obsah pošty alebo dátovej schránky.

V SingleCase vidíte, že je dokument práve upravovaný a kým. Všetky predchádzajúce verzie sú uložené a neustále k dispozícii. V prípade potreby teda budete vždy vedieť, kde sa nová verzia vzala a kto na nej posledný pracoval.

K dokumentom je možné písať poznámky aj úlohy pre konkrétnu osobu, ich plnenie stráži sama aplikácia. Tak isto ponúka možnosť bezpečného odosielania dokumentov, fulltextového či filtrovaného vyhľadávania. Napokon, presvedčiť sa môžete sami – na www.singlecase.cz môžete vyskúšať aplikáciu na 30 dní úplne zdarma.