Ako sa vo firme vysporiadať s rekreačnými poukazmi – komplexná právna a daňovo-odvodová analýza pre zamestnávateľov

Od 1.1.2019 bol do slovenského právneho poriadku zavedený nový inštitút príspevku na rekreáciu. V tomto článku prinášame praktického sprievodcu pre zamestnávateľov, ako sa s touto skutočnosťou vysporiadať.

Počet zamestnancov ako prvé kritérium

V prvom kroku je potrebné overiť, či spadáte do kategórie povinných osôb. Povinnosť poskytovať príspevok na rekreáciu majú len zamestnávatelia, ktorí zamestnávajú viac ako 49 zamestnancov. Pozor, do úvahy sa berú aj zamestnanci, ktorí sú napr. na materskej či rodičovskej dovolenke, či krátkodobo alebo dlhodobo práceneschopní. Naopak, nezapočítavajú sa sem agentúrni zamestnanci, ktorí sa zohľadnia u agentúry ako zamestnávateľa.

Rozhodujúce sú pritom čísla za predchádzajúci kalendárny rok. Ak by napr. došlo v januári k hromadnému prepúšťaniu a z pôvodných 52 zamestnancov by zostalo len 5, podmienka zamestnávania viac ako 49 zamestnancov by bola splnená. Samozrejme môže nastať aj opačná situácia. Firma zamestnávajúca v predchádzajúcom roku napr. 40 zamestnancov môže expandovať a v roku 2019 zamestnávať až 60 zamestnancov. Takáto firma by príspevok na rekreáciu v roku 2019 poskytnúť nemusela, v roku 2020 už áno.

Pokiaľ nespadáte do kategórie povinných osôb, môžete samozrejme poskytnúť zamestnancom príspevok na rekreáciu aj dobrovoľne. Daňové zvýhodnenie (viď posledná stať článku) sa Vás bude týkať rovnako.

Kedy má nárok konkrétny zamestnanec

Nárok konkrétnemu zamestnancovi vznikne, ak (i) jeho pracovný pomer u zamestnávateľa trvá nepretržite minimálne 24 mesiacov a (ii) o vyplatenie príspevku v zákonnej lehote požiada. V prípade pracovných pomerov na dobu určitú, ktoré by na seba nadväzovali, by sa táto lehota spočítavala. Čo sa týka žiadosti o výplatu, zákon jej formu neupravuje.

Zamestnávatelia preto musia uznať aj žiadosti vyjadrené ústne, či dokonca konkludentne (zamestnanec by napr. odovzdal na príslušnom účtovnom oddelení potrebné dokumenty a zo všetkých okolností by bolo jasné, že má záujem o vyplatenie príspevku).

Nárok na príspevok si nemôžu uplatniť „dohodári“, nakoľko nespĺňajú zákonnú požiadavku existencie pracovného pomeru. V prípade dohodárov totiž síce ide o pracovnoprávny vzťah, ktorý je výslovne upravený v zákonníku práce, avšak nie je pracovným pomerom. Presne naopak je to v prípade zamestnancov, ktorí z dôvodu nejakých prekážok (napr. práceneschopnosť, materská či rodičovská dovolenka) aktívne nepracujú. Ak ich pracovný pomer trvá nepretržite aspoň 24 mesiacov, a to napr. aj v prípade, že sú aktuálne 18 mesiacov na rodičovskej dovolenke a predtým pracovali iba 6 mesiacov, nárok im vzniká. Stačí oň zamestnávateľa požiadať.

Forma poskytnutia príspevku na rekreáciu

Príspevok na rekreáciu môže zamestnávateľ poskytnúť buď vo forme rekreačného poukazu alebo formou preplatenia skutočne vynaložených nákladov.

Na prvý pohľad je forma rekreačného poukazu podstatne jednoduchšia a menej administratívne náročná. Zamestnávateľ jednoducho nakúpi u príslušných vydavateľov, ktorých je už na trhu niekoľko, rekreačné poukazy a rozdá ich zamestnancom. V tom momente jeho povinnosti končia. Rekreačné poukazy je možné použiť výlučne na Slovensku, a to len vo vybraných ubytovacích zariadeniach, ktoré rekreačné poukazy akceptujú. Vydávajú sa výlučne pre fyzické osoby a sú neprenosné. Platné sú len do konca roka, v ktorom boli vydané.

Na druhej strane musí zamestnávateľ v takomto prípade navýšiť rozpočet nielen o hodnotu poukazov, ale aj o poplatok za sprostredkovanie, ktorý sa môže vyšplhať až na 3% z hodnoty poukazu. Ak budeme pracovať s hodnotou 275 EUR, 3% predstavujú sumu 8,25 EUR. Okrem toho by musel rozdať poukazy všetkým zamestnancom. K tomu sa ešte pridáva aj fakt, že kontrola využitia rekreačných poukazov v súlade so zákonnými podmienkami zostáva naďalej u zamestnávateľa, neprechádza na vydavateľov rekreačných poukazov.

Pri druhej uvádzanej možnosti je zamestnanec povinný zamestnávateľovi preukázať do 30 dní od skončenia rekreácie oprávnené výdavky, a to predložením účtovných dokladov, ktoré musia obsahovať označenie zamestnanca. Pri tejto možnosti je teda šanca, že nie všetci zamestnanci si nárok uplatnia, resp. si ho neuplatnia v plnej výške, včas alebo z dôvodu nepresností / neúplnosti dokladov povinnosť zamestnávateľovi vôbec nevznikne.

Na druhej strane je tento spôsob oveľa prácnejší a administratívne náročnejší, je teda možné predpokladať zvýšené náklady na administratívu a účtovníctvo. Každý zamestnávateľ by si preto mal sám vyhodnotiť situáciu vo vlastnej firme a rozhodnúť sa pre jednu alebo druhú možnosť. Zamestnávateľom, ktorí sa rozhodnú pre preplácanie skutočne vynaložených nákladov, možno len odporúčať prijatie vnútornej smernice, ktorá upraví celý postup krok po kroku. Upravená by mala byť najmä forma žiadosti, obsahové a formálne náležitosti dokladov, ktoré je potrebné predkladať, lehoty na predkladanie resp. dopĺňanie dokladov, zodpovedné osoby resp. oddelenia, na ktoré sa podklady budú predkladať a pod. Takáto smernica uľahčí život zamestnávateľom i zamestnancom.

Výška príspevku

Zamestnávateľ je povinný preplatiť zamestnancovi 55% oprávnených výdavkov, najviac však 275 EUR ročne. Čo sa považuje za oprávnený výdavok, je definované priamo v zákonníku práce. Leit-motívom je, že musí ísť o pobyt na území SR, ktorý trvá aspoň dve prenocovania.

Nemusí pri tom ísť len priamo o výdavky zamestnanca, môže ísť aj o výdavky na ďalšie zákonom definované osoby, akými sú napr. manžel/ka, deti či osoby žijúce s ním v spoločnej domácnosti (druh/družka, starí rodičia a pod.). Ak nepôjde o formu rekreačných poukazov, súčasťou dokladu musí byť označenie zamestnanca. Zaujímavé je, že zákon nehovorí o tom, že by účtovný doklad musel byť vystavený na meno zamestnanca. Uvádza len, že jeho označenie musí byť súčasťou dokladu.

Daňové a odvodové aspekty

Príspevok na rekreáciu nepodlieha ani odvodovej povinnosti vo vzťahu k sociálnemu a zdravotnému poisteniu. Platí to rovnako z pohľadu zamestnávateľa, ako aj z pohľadu zamestnanca.

Príspevok na rekreáciu je síce nepeňažným príjmom zamestnanca, avšak nepodlieha dani z príjmu, je od tejto dane oslobodený.

Z pohľadu zamestnávateľa ide o daňovo uznateľný výdavok, ak sú splnené všetky podmienky podľa zákonníka práce. Strop predstavuje 275 EUR na rok na jedného zamestnanca. Pokiaľ by zamestnávateľ prispieval v sume vyššej než je uvedených 55% oprávnených nákladov resp. vyššej než 275 EUR ročne, išlo by o daňovo neuznateľné výdavky.