Aktuálne otázky používania elektronickej faktúry

V súvislosti s aktuálnou tématikou v rámci obchodnej praxe a rozširujúcou sa elektronizáciou, sa do popredia dostávajú otázky vystavovania elektronickej faktúry. Radi by sme upozornili na dôležité skutočnosti pri ich vystavovaní a všetkých náležitostiach, ktoré je potrebné zabezpečiť pre prípadné kontroly, aby v budúcnosti nenastali problémy a komplikácie.

Elektronická faktúra musí obsahovať všetky zákonom predpísané údaje a je vydaná a prijatá v akomkoľvek elektronickom formáte. Za elektronickú faktúru nie je možné považovať podpísanú, opečiatkovanú a naskenovanú faktúru odoslanú elektronicky. V zmysle zákona je potrebné zaručiť neporušenosť elektronickej faktúry napríklad elektronickým podpisom (Zákon 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise). Dôležitou podmienkou na ktorú nesmie spoločnosť zabúdať je, že elektronická faktúra sa môže vystaviť iba s obojstranným súhlasom obchodných part-nerov. Z toho dôvodu je vždy potrebné vopred si zaobstarať súhlas od príjemcu tovaru, alebo služby.

Samotná existencia elektronickej faktúry však neznamená, že faktúra bude akceptovaná aj ako daňový doklad. Preto sa vyžaduje, aby bola zabezpečená vierohodnosť a neporušenosť obsahu faktúry a jej čitateľnosť počas celého obdobia od jej vystavenia až po dobu povinnosti jej uchovávania. Jedným zo spôsobov ako zabezpečiť vierohodnosť elektronickej faktúry a urobiť z nej plnohodnotný účtovný doklad je už spomínaný elektronický podpis. Ten však vyžaduje značnú prvotnú investíciu a preto mnoho subjektov v praxi hľadá iné lacnejšie spôsoby.

V tomto smere najlacnejším spôsobom je využitie kontrolných mechanizmov podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacimi s dodaním tovaru, alebo služby. V praxi sa jedná o klasické párovanie tzv. podporných dokumentov so samotnou faktúrou, t.j. objednávku, príjemku, dodací list, prepravné listy, doklady o úhrade a pod. Ak teda spoločnosť chce naplniť literu zákona stačí k faktúre, pripojiť objednávku, dodací list, prepravný doklad, príjemku a pod.

Inou možnosťou je využitie elektronickej výmeny informácií, t.j. uložiť elektronickú faktúru na bezpečnú web stránku prípadne web portál vyhotoviteľa, kde si odberateľ následne pomocou užívateľského mena a hesla faktúru vyzdvihne.

Elektronická faktúra by mala byť efektívnym, ekonomickým a životné prostredie chrániacim prvkom. Prax však ukazuje, že tento proces nie je bez komplikácií. Zákon o účtovníctve vyžaduje, aby ste elektronickú faktúru pre Vašu účtovnú evidenciu vytlačili, zaevidovali, pridelili jej interné číslo a zapísali účtovný predpis (predkontáciu) a rovnako ako pri klasickej papierovej faktúre ju chronologicky založili medzi účtovné doklady. Je nevyhnutné si uvedomiť, že takúto faktúru je spoločnosť povinná naďalej uchovávať aj v elektronickej podobe. Pri prípadných daňových kontrolách si kontrolóri môžu vyžiadať opätovné vytlačenie elektronických faktúr.

Vzhľadom na množiace sa prípady kedy materská a dcérska spoločnosť vystavujú svoje faktúry v jednom denníku a číselnom rade musíme upozorniť, že takáto prax odporuje zákonu o účtovníctve. Zákon jednoznačne ukladá, že v denníku majú byť chronologický účtované všetky účtovné zápisy jednej účtovnej jednotky. To že spoločnosti vystavujú faktury aj za svoju nemeckú a aj slovenskú spoločnosť by malo byť riešené tým, že faktúry sa vystavujú oddelene každá v samostatnom denníku. Spoločnosť je povinná zabezpečiť všetky požiadavky podľa zákona a argument, "že sa to v systéme nedá" nie je odôvodnenie ktoré bude akceptované kontrolnými orgánmi. Účtovná jednotka zodpovedá, že všetko, čo sa účtovalo v denníku je zaúčtované aj v hlavnej knihe. V prípade, že sa faktúry vystavujú v spoločnom denníku to tak nie je a teda ide o porušenie zákonao účtovníctve - konkrétne § 12. Služby vykonávané pre inú spoločnosť nesmú byť súčasťou účtovných záznamov danej spoločnosti. Iba v prípade, že by spoločnosť o všetkých vyfakturovaných skutočnostiach kompletne účtovala v rámci svojho účtovníctva.

Ján Beleš