Potrebujem zamestnanca: aké doklady musím pripraviť, aby pracovný pomer riadne začal a aké nahlasovacie povinnosti mi ako zamestnávateľovi vzniknú?

Výberové konanie na voľné miesto sa skončilo a vy ste našli nového zamestnanca. Viete čo všetko a ako musíte pripraviť? Poznáte lehoty a spôsob vašich nahlasovacích povinností? Ak nie, nižšie nájdete zoznam vašich povinností.

Pracovná zmluva

Založiť pracovný pomer je možné len uzatvorením pracovnej zmluvy medzi vami ako zamestnávateľom a zamestnancom. Zákonník práce vyžaduje, aby pracovná zmluva bola uzatvorená písomne. Nedodržanie písomnej formy však neznamená jej neplatnosť. Pracovný pomer totiž platne vznikne aj na základe ústne uzavretej pracovnej zmluvy alebo aj konkludentným spôsobom (t.j. že z vášho správania možno vyvodiť, že ste mali úmysel uzatvoriť pracovný pomer). Písomnú pracovnú zmluvu je však potrebné uzatvoriť najneskôr v deň nástupu zamestnanca do práce. Ak by bola podpísaná neskôr, má sa za to, že pracovný pomer bol založený na základe ústnej pracovnej zmluvy a jej písomné vyhotovenie by sa považovalo len za potvrdenie vzniku pracovného pomeru, prípadne ak by došlo k zmene ústne dohodnutého obsahu pracovného pomeru, tak za jej zmenu. Snažte sa takejto situácii vyhnúť, pretože ak je pracovná zmluva podpísaná neskôr, už nie je možné dohodnúť skúšobnú dobu.

Nedodržanie písomnej formy pracovnej zmluvy nevedie len k strate možnosti dohodnúť skúšobnú dobu zamestnanca, právnej neistote, ale pod drobnohľad si vás môže zobrať aj inšpektorát práce za porušenie povinností vyplývajúcich zo Zákonníka práce. Ten vám môže udeliť pokutu až do výšky 100.000,- EUR a vedúcemu zamestnancovi, prípadne štatutárnemu orgánu , ktorí zavinili porušenie týchto povinností alebo dali naň príkaz až do výšky štvornásobku ich priemerného mesačného zárobku.

Medzi podstatné náležitosti, ktoré musí obsahovať každá pracovná zmluva, patrí:

druh práce, na ktorý sa zamestnanec prijíma spolu s jeho stručnou charakteristikou,
miesto výkonu práce,
deň nástupu do práce,
mzdové podmienky, ak nie sú dohodnuté v pracovnej zmluve.

Ďalej je tiež potrebné do pracovnej zmluvy uviesť (i) výplatný termín, (ii) pracovný čas, (iii) výmeru dovolenky a (iv) dĺžku výpovednej doby, poprípade odkázať na príslušné ustanovenia Zákonníka práce, prípadne kolektívnu zmluvu, ak takéto podmienky kolektívna zmluva upravuje. V prípade, že písomná pracovná zmluva tieto podmienky neobsahuje, ani neodkazuje na Zákonník práce alebo kolektívnu zmluvu, ste povinný najneskôr do jedného mesiaca od vzniku pracovného pomeru, t.j. odo dňa nástupu do práce, vyhotoviť o nich zamestnancovi písomné oznámenie.

Ak je miesto výkonu práce v cudzine a čas zamestnania v cudzine presiahne jeden mesiac, do pracovnej zmluvy sa taktiež uvádza (i) doba výkonu práce v cudzine, (ii) mena, v ktorej bude vyplácaná mzda, (iii) ďalšie plnenia spojené s výkonom práce v cudzine v peniazoch alebo naturáliách a (iv) prípadné podmienky návratu zamestnanca z cudziny.

Nezabudnite na to, aby pracovná zmluva s mladistvým zamestnancom, t.j. osobou od dovŕšenia 15. roku do dovŕšenia 18. roku, bola uzavretá až po jeho lekárskom vyšetrení a vyžiadaní vyjadrenia jeho zákonného zástupcu.

Taktiež myslite na to, že ak prijímate zamestnanca na pozíciu, pre ktorú sa vyžaduje zdravotná alebo psychická spôsobilosť na prácu podľa osobitných predpisov, prípadne iné predpoklady (napríklad vzdelanie na povolanie lekára), pracovnú zmluvu môžete uzatvoriť iba s osobou, ktorá takéto podmienky spĺňa.

Samozrejme, jedno vyhotovenie pracovnej zmluvy ste povinný odovzdať zamestnancovi.

Nahlasovacie povinnosti

Sociálna poisťovňa

V prípade, že idete zamestnať svojho prvého zamestnanca, ste povinný sa prihlásiť do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne prostredníctvom registračného listu zamestnávateľa. Lehota na prihlásenie je do 8 dní odo dňa, kedy ste začali zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. V skutočnosti sa však musíte prihlásiť súčasne s prihlásením zamestnanca, pretože Sociálna poisťovňa neprevezme registračný list FO, t.j. prihlášku zamestnanca, ak ešte nie ste zaregistrovaný.

Každého nového zamestnanca ste povinný prihlásiť prostredníctvom registračného listu FO najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca. Ak máte viac ako osem zamestnancov, ste povinný prihlasovanie zamestnancov uskutočňovať elektronicky.

Zdravotná poisťovňa

Rovnako ako v Sociálnej poisťovni, aj v zdravotnej poisťovni ste povinný prihlásiť sa do registra platiteľov poistného. Prihlášku – Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného podávate iba do tej zdravotnej poisťovne, v ktorej sú poistení vaši zamestnanci, a to do 8 dní od vzniku pracovného pomeru (prihláška Všeobecná zdravotná poisťovňa, a.s., Dôvera zdravotná poisťovňa, a.s. a Union zdravotná poisťovňa, a.s.).

Najneskôr do 8 pracovných dní od vzniku pracovného pomeru máte povinnosť oznámiť zdravotnej poisťovni, že budete za zamestnanca platiť poistné. To splníte prostredníctvom Oznámenia zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie (tlačivo Všeobecná zdravotná poisťovňa, a.s., Dôvera zdravotná poisťovňa, a.s. a Union zdravotná poisťovňa, a.s.).

Rada: Skúste využiť elektronické služby poisťovní na plnenie svojich povinností. Ušetrí vám to čas aj výdavky.

Daňový úrad

Do tretice sa musíte zaregistrovať na daňovom úrade prostredníctvom prihlášky k registrácii daňovníka. Ako zamestnávateľ ste totiž platiteľom dane z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti. Lehota na registráciu je najneskôr do 15 dní od vzniku povinnosti zrážať daň alebo preddavky dane.

Zamestnancovi nezabudnite predložiť Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, a to najneskôr do konca kalendárneho mesiaca po nástupe do zamestnania, a potom každoročne do konca januára príslušného zdaňovacieho obdobia. Vyhlásenie slúži na uplatnenie nároku na nezdaniteľnú časť základu dane a na priznanie daňového bonusu na vyživované dieťa.

Dohodári v novom roku

S dohodármi to už nebudete mať také jednoduché ako doteraz. S novou povinnosťou platenia odvodov je okrem finančnej náročnosti spojené povinné nahlasovanie dohodárov.

V Sociálnej poisťovni sa lehota na nahlásenie dohodárov líši podľa toho, či sa jedná o dohody uzavreté pred 31.12.2012 a trvajúce aj v roku 2013 alebo dohody vzniknuté až v roku 2013. V prvom prípade platí pre zamestnávateľov predĺžená lehota na dodatočné prihlásenie dohodárov, a to najneskôr do 31.1.2013. Pre tie dohody, ktoré uzavriete až v roku 2013 uvedená výnimka neplatí a dohodárov nahlasujete klasicky, pred vznikom povinného poistenia a najneskôr do začatia výkonu činnosti.

Rada: Pre podrobnejšie informácie navštívte stránku Sociálnej poisťovne, kde okrem bližšieho vysvetlenia nahlasovania dohodárov nájdete aj výšky odvodov pre toho ktorého dohodára.

Pre účely nahlásenia zdravotného poistenia dohodárov z dohôd trvajúcich aj v roku 2013 nebola daná žiadna predĺžená lehota. Do zdravotnej poisťovne ste povinný oznámiť platenie poistného za dohodára do 8 pracovných dní od vzniku povinnosti, t.j. od 1.1.2013. Ak zohľadníme víkendy a sviatky, tak čas budete mať do 11.1.2013. Lehota 8 pracovných dní sa vás samozrejme týka aj pri dohodách, ktoré uzatvoríte od 1.1.2013.

Všetky uvedené dokumenty týkajúce sa zamestnanca a komunikácie s úradmi alebo zdravotnými poisťovňami si starostlivo uchovajte. Nikdy totiž neviete, kedy budete musieť preukázať splnenie svojich povinností. V tejto súvislosti vám dávame do pozornosti náš predchádzajúci článok – Zamestnanec u mňa končí pracovný pomer. Aké dokumenty mu musím dať?