Na Slovensku je verejnou listinou listina, na ktorej je odtlačok pečiatky slovenského orgánu, úradu alebo úradnej osoby a podpis úradnej osoby. V zmysle Notárskeho poriadku sa za verejnú listinu považuje aj osvedčovacia doložka, ktorou notár osvedčuje skutočnosti ako pravosť podpisu na listine alebo správnosť fotokópie listiny. Každý štát zákonmi určuje, čo považuje za verejné listiny a tradične s nimi spája prezumpciu správnosti, a tým aj vyššiu dôkaznú silu.

Problém nastáva, keď má občan záujem použiť na úradné účely verejnú listinu vydanú iným štátom. Vyvstáva potreba osvedčiť, že daná listina je pravá a skutočne môže byť medzinárodne uznaná za verejnú listinu. Na tento účel štáty vyvinuli medzinárodný systém pravidiel, ktoré uľahčujú použitie verejných listín v inom štáte než štáte pôvodu.

Superlegalizácia

Vyššie overenie zahraničných verejných listín, tzv. superlegalizácia, je najzložitejší proces overenia listiny. Využíva sa v prípade, ak medzi štátom pôvodu a štátom použitia listiny neexistujú žiadne viacstranné alebo bilaterálne zmluvy, ktoré by upravovali vzájomné vzťahy v tomto smere. Ak chceme použiť slovenskú verejnú listinu v zahraničí, prvým krokom je osvedčenie (legalizácia) tejto listiny Ministerstvom zahraničných vecí a európskych záležitostí SR, následne je potrebné vybaviť vyššie overenie (superlegalizáciu) na príslušnom veľvyslanectve alebo konzulárnom úrade toho štátu, kde má byť listina použitá. Pri opačnom postupe, teda použití zahraničnej listiny na Slovensku, je potrebné tento proces absolvovať na príslušnom úrade štátu pôvodu a následne na zastupiteľskom úrade Slovenskej republiky v tomto štáte.

Apostille

Pristúpením Slovenska k Haagskemu Dohovoru o zrušení požiadavky vyššieho overenia zahraničných verejných listín v roku 2002 sa celý proces značne zjednodušil.[1] Haagsky dohovor má v súčasnosti 116 zmluvných strán, pristúpila k nemu teda väčšina štátov sveta, čo do veľkej miery eliminovalo potrebu superlegalizácie. Poslednou krajinou, ktorá k Dohovoru pristúpila, bol v septembri 2021 Singapur. Proces overenia spočíva v tom, že kompetentný orgán ktoréhokoľvek zmluvného štátu pripojí k verejnej listine doložku – tzv. apostille, známy aj ako aj apostil. Takýmto spôsobom možno overiť listiny vydané justičným orgánom, správne listiny, notárske písomnosti a úradné osvedčenia. Listina opatrená apostilom môže byť bez ďalšieho použitá v inom zmluvnom štáte, je však potrebné dať si pozor na požiadavku úradného prekladu do štátneho jazyka podľa konkrétneho štátu. Na Slovensku apostille vydávajú príslušné úrady podľa toho, o akú listinu ide. Doklady o vzdelaní napríklad osvedčí Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu, justičné verejné listiny vydané súdmi, notármi a exekútormi v obvode krajského súdu overujú príslušné krajské súdy.

Čo netreba overovať – pozor na obsah

Štáty, ktoré sa stretávajú s frekventovanou potrebou vzájomného použitia verejných listín, medzi sebou často uzatvárajú aj bilaterálne, teda dvojstranné, medzinárodné zmluvy, ktorých predmetom je ešte väčšie zjednodušenie celého procesu. Tieto zmluvy sú zvyčajne limitované obsahom právnych vzťahov, ktorých sa verejné listiny týkajú. Môže ísť o odstránenie potreby vyššieho overenia alebo apostille listín na použitie napríklad v občianskoprávnych alebo trestnoprávnych veciach, alebo pri predkladaní úradných prekladov alebo dokumentov preukazujúcich osobný stav. Úprava sa líši od zmluvy k zmluve v závislosti od dohody štátov, avšak spoločným dôsledkom je, že v stanovených záležitostiach je možné použiť verejnú listinu iného štátu bez ďalšieho overovania. Zoznam všetkých medzinárodných zmlúv, ktoré Slovenská republika uzavrela, a to multilaterálnych i bilaterálnych, vedie Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí Slovenskej republiky.[2]

V záujme zjednodušenia voľného pohybu osôb a uľahčenia obehu verejných listín, začalo 16. februára 2019 v členských štátoch Európskej únie platiť nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/1191 o podporovaní voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia požiadaviek na predkladanie určitých verejných listín v Európskej únii a o zmene nariadenia (EÚ) č. 1024/2012 – alebo „nariadenie o verejných listinách“.[3]

Na základe tohto nariadenia nie je na použitie v inom členskom štáte potrebná superlegalizácia, apostille ani iná formálna náležitosť (t. j. požiadavka predložiť osvedčené odpisy a preklady verejných listín) na žiadnej verejnej listine, ktorá osvedčuje jednu z týchto skutočností: narodenie; že osoba žije; úmrtie; meno; manželstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť manželstvo a osobný stav; rozvod, rozluku alebo vyhlásenie manželstva za neplatné; registrované partnerstvo vrátane spôsobilosti uzavrieť registrované partnerstvo a štatút registrovaného partnerstva; zrušenie registrovaného partnerstva, jeho rozluku alebo vyhlásenie za neplatné; rodičovstvo; osvojenie; bydlisko a/alebo pobyt; štátnu príslušnosť; neexistenciu záznamu v registri trestov za predpokladu, že verejné listiny týkajúce sa tejto skutočnosti vydávajú pre občana Únie orgány členského štátu, ktorého je občan štátnym príslušníkom. Dôsledkom teda je, že na úradné účely v inom členskom štáte EÚ nie je pri týchto listinách potrebné vybavovať apostille, a to bez ohľadu na účel ich použitia.

Z praktického hľadiska

Celý proces si môžeme si ilustrovať na príklade častej situácie s medzinárodným prvkom – ohlásenia živnosti právnickej osoby. Ako modelový štát môžeme použiť Maďarsko. Maďarsko a Slovensko sú členskými štátmi Haagskeho dohovoru, preto superlegalizácia nie je potrebná na žiadnej listine. Potrebu apostille je nutné posúdiť pri každej listine samostatne, a to podľa ostatných medzinárodných právnych vzťahov medzi týmito krajinami. Oba štáty sú členskými štátmi EÚ, z čoho vyplýva viazanosť nariadením o verejných listinách, preto napr. pri doložení výpisu z registra trestov, ktorý bude bez záznamu, apostille potrebný nebude. Ostatné dokumenty, na ktoré sa nariadenie nevzťahuje, treba posúdiť z hľadiska bilaterálnych zmlúv. Slovensko a Maďarsko uzavreli Zmluvu o právnej pomoci a úprave právnych vzťahov v občianskych, rodinných a trestných veciach, podľa ktorej sú verejné listiny jedného štátu bez ďalšieho overenia platné v druhom štáte.[4] Zakladateľský dokument spoločnosti s úradne osvedčenými podpismi, ktorý je na ohlásenie živnosti tiež potrebné priložiť, ale spadá pod režim obchodnoprávny, na ktorý sa táto zmluva nevzťahuje, preto bude apostille potrebný. Ak by však živnosť za spoločnosť ohlasoval splnomocnený zástupca, samotné plnomocenstvo – úradne osvedčené – je občianskoprávnym úkonom a na základe tejto medzinárodnej zmluvy môže byť použitý aj bez apostille.

Keď teda chceme použiť slovenskú verejnú listinu v zahraničí alebo naopak, je treba vždy myslieť na dve základné skutočnosti: čo je obsahom tejto listiny resp. aký právny úkon reprezentuje a v akom medzinárodnoprávnom vzťahu sú tieto dve krajiny medzi sebou.

Mgr. Andrea Mochorovská,
advokátsky koncipient
 

 

Malata, Pružinský, Hegedüš & Partners s.r.o.

 

Twin City Tower
Mlynskè nivy 10
821 09 Bratislava

 

Tel.:       +421 2 321 130 31

Fax:       +421 2 321 441 48

email:    office@mph-advocates.com