Povinná aktivácia elektronických schránok

Zdá sa, že v posledných dňoch – týždňoch sa roztrhlo vrece so správami, článkami, upozorneniami týkajúcimi sa elektronických schránok. Niet sa čo čudovať, po dvoch neúspešných „povinných aktiváciách“ je už zrejme otázkou prestíže, aby štát ďalej dátum povinnej aktivácie neposúval.

O čo vlastne ide? Od 1. júla by mali všetky orgány verejnej moci zasielať svoje rozhodnutia alebo oznámenia nie v listinnej podobe, ale elektronicky do elektronických schránok. Zatiaľ sa to týka iba právnických osôb a organizačných zložiek zapísaných do obchodného registra.

Treba povedať, že povinnou je len elektronická komunikácia smerom od orgánu verejnej moci k účastníkom, nie však naopak, tzn. že na písomnosť od orgánu verejnej moci, doručenej do elektronickej schránky môže účastník odpovedať aj v „papierovej“ forme.

V súvislosti s doručovaním do elektronických schránok je dôležité si uvedomiť, že účinky doručenia takto zasielaných písomností budú rovnaké, ako keby k ich doručeniu došlo klasickou poštou, tzn. od doručenia budú plynúť lehoty na uskutočnenie úkonov, na podanie opravných prostriedkov, rozhodnutia doručené do schránky budú nadobúdať právoplatnosť a vykonateľnosť. Preto je skutočne žiadúce, aby každý mal svoju elektronickú schránku „pod kontrolou“, v opačnom prípade sa vystavuje riziku, že sa nedozvie včas o začatí exekúcie či súdneho konania, alebo napríklad o nedoplatku voči Sociálnej poisťovni. Často odznie aj otázka, či sú za „nepristupovanie“ do schránky stanovené nejaké pokuty. Priame pokuty stanovené nie sú, avšak finančné dopady môžu byť na majiteľa schránky značné. Napríklad sa nedozvie o tom, že mu bola uložená pokuta a suma bude narastať o sankčné úroky, alebo nepodá odpor proti doručenému platobnému rozkazu a ten sa stane právoplatným, aj keď inak by mohol voči nemu uplatniť námietky. Následky môžeme prirovnať k tomu, ako keď si niekto neotvára svoju poštovú schránku a nepreberá poštu.

Do elektronickej schránky právnickej osoby (organizačnej zložky) sa prihlasuje v jej mene štatutár (vedúci). Urobiť tak vie iba ak má občiansky preukaz s elektronickým čipom, má aktivovaný bezpečnostný osobný kód (BOK), počítač, prístup na internet, čítačku a príslušný softvér. K spojazdneniu, ako aj manažovaniu elektronickej schránky síce nemusíte byť IT expert, avšak upozorňujeme, že určité skúsenosti a zručnosti z elektronického sveta k tomu potrebné sú. Avšak ani to, že budete disponovať všetkým čo sme tu uviedli, vám ešte nezaručuje, že sa do schránky dostanete. Prečo? Možno patríte k štatutárom, ktorí nemajú v obchodnom registri zapísané rodné číslo, prípadne ste zmenili priezvisko a ešte ste to „nestihli“ dať zapísať v obchodnom registri. Vystavujete sa tým tomu, že systém vás po prihlásení sa na portál slovensko.sk nevie stotožniť a do elektronickej schránky vás „nepustí“.

Z povahy veci vyplýva, že zahraniční občania nemajú a ani nemôžu mať občiansky preukaz s čipom. Veľa takýchto zahraničných osôb je však štatutárom slovenskej právnickej osoby. Čo v takomto prípade? Kto a ako sa dostane do elektronickej schránky spoločnosti? V prípade, že štatutár má doklad o pobyte na Slovensku s elektronickým čipom, prostredníctvom neho sa do schránky vie prihlásiť. Ak takýto doklad zahraničný štatutár nemá, ostávajú mu len dve možnosti: buď požiada o tzv. alternatívny autentifikátor, čo je vlastne kartička nahrádzajúca občiansky preukaz a ktorý slúži na prihlásenie sa do schránky, alebo splnomocní na prístup slovenskú osobu. Keďže o alternatívny autentifikátor je potrebné požiadať osobne na Slovensku, a tiež sa zasiela iba na adresu v Slovenskej republike, pre štatutárov z odľahlejších kútov sveta to asi zrejme nebude reálne alternatíva. Nehovoriac o tom, že predseda predstavenstva veľkej spoločnosti žijúci v New Yorku asi nebude mať záujem čítať listy od úradov v slovenskom jazyku.

Avšak ani slovenskí štatutári – najmä väčších spoločností – nebudú mať kapacity na manažment elektronických schránok. Nie je potrebné, aby štatutár nechal svoj občiansky preukaz sekretárke alebo účtovníčke - toto riešenie z bezpečnostných dôvodov ani neodporúčame. Aj slovenskí štatutári totiž môžu splnomocniť tretiu osobu, a to buď písomne na predpísanom formulári (podpis je potrebné overiť), alebo po prihlásení sa do elektronickej schránky aj nastavením oprávnenia už v samotnej schránke. K tomu, aby ste mohli niekoho takto poveriť, je potrebné, aby táto osoba disponovala občianskym preukazom s elektronickým čipom a samozrejme BOK. Okrem toho musí užívať Vašu veľkú dôveru, nakoľko udelením oprávnenia na prístup do schránky bude mať táto osoba prístup ku všetkým úradným rozhodnutiam, správam, ktoré Vám budú do schránky doručené, a ktoré môžu obsahovať aj citlivé a dôverné informácie a údaje. Treba si tiež uvedomiť, že udelením oprávnenia na prístup do schránky sa žiadnym spôsobom neprenesie zodpovednosť na tieto osoby – tá ostáva naďalej na spoločnosti, prípadne jej štatutároch. Preto je potrebné starostlivo zvážiť, koho a na aké úkony oprávnite (aj v rámci čiastočného oprávnenia má pristupujúca osoba veľa príležitostí, ako narobiť problémy), a tiež je vhodné aj zmluvne upraviť kto, kedy, na aké úkony, a za akých podmienok je oprávnený, a kto za čo nesie zodpovednosť. Vo väčších spoločnostiach, kde bude mať k schránke prístup viacero osôb, je vhodné dokonca prijať aj organizačný poriadok.

Ako to z vyššie uvedeného vyplýva, v súčasnosti sa elektronické schránky (ich tvorcovia aj majitelia) musia popasovať s úvodnými ťažkosťami. Dúfajme však, že po zvládnutí „detských chorôb“ budú užitočným nástrojom pre rýchlu a efektívnu komunikáciu s verejnou správou.