Zahraničné dokumenty a štátny jazyk

Všeobecne platí, že zahraničná osoba môže na Slovensku podnikať za zásadne rovnakých podmienok ako tá slovenská.[1] Takýto medzinárodný presah však môže pri zápise údajov do OR SR spôsobovať praktické problémy, a to na viacerých úrovniach. Ako jeden z najčastejších dôvodov odmietnutia zápisu je absencia úradného prekladu zahraničného dokumentu. Obchodné dokumenty, ktoré sa povinne predkladajú pri návrhu na zápis údajov, musia byť úradne preložené do slovenského jazyka. Na jednej strane sa uplatňuje všeobecná povinnosť komunikovať so štátnym orgánom v štátnom jazyku[2] a zároveň podľa zákona o obchodnom registri to osobitne platí aj pre ukladanie dokumentov do Zbierky listín OR SR.[3] Pred podaním návrhu je preto potrebné preložiť cudzojazyčný dokument do slovenčiny, a to úradným prekladom. Dodávame, že táto povinnosť sa nevzťahuje len na podstatný obsah dokumentu, ale aj na notárske osvedčenia a doložky, ak sa vyžadujú.

Pozor na apostillu

Pri niektorých dokumentoch sa vyžaduje úradne osvedčený podpis[4] alebo dokonca notárska zápisnica.[5] V takýchto prípadoch sa používa tzv. apostilla, ktorú na základe Haagskeho dohovoru[6] akceptujú aj slovenské úrady. Slovenská republika však má uzatvorené viaceré medzinárodné zmluvy, ktorými sa táto povinnosť zrušila a na základe ktorých registrový súd uzná aj klasické notárske alebo úradné osvedčenie vydané v zahraničí. Tieto medzinárodné zmluvy absentujú pri štátoch, ktoré sú Slovensku podnikateľsky blízke ako napríklad Nemecko, Holandsko, Veľká Británia alebo USA. Množstvo materských spoločností z uvedených krajín podniká na Slovensku prostredníctvom svojich dcérskych spoločností. V tomto duchu je potrebné pamätať pri tvorbe a podpisovaní obchodných dokumentov na nutnosť overenia podpisu a následné vydanie apostilly. Všetky krajiny, s ktorými má Slovensko uzatvorené zmluvy o právnej pomoci, na základe ktorých sa apostilla nevyžaduje, je verejne dostupný na webe Ministerstva spravodlivosti.[7]

Dátumy v dokumentoch a notárske doložky

Prekážkou zápisu údajov do OR SR môže byť aj situácia, keď je dátum podpisu uvedený len v notárskej doložke, ktorá je spravidla na druhej strane dokumentu a nie aj priamo v podpisovej časti. Je pravidlom, že pri podpisovaní (nielen) obchodných dokumentov signatár uvedie vedľa svojho podpisu aj dátum. Často sú už tieto dokumenty vopred navrhnuté tak, že obsahujú samostatnú kolónku na uvedenie dátumu. V praxi sa stáva, že registrové súdy sa odmietavo stavajú k takto podpísaným dokumentom. S týmto postupom sa nestotožňujeme. Sme presvedčení, že ak notárska doložka, ktorá overuje podpis na danom dokumente, obsahuje dátum podpisu, takýto dátum je určitý, zrozumiteľný a predstavuje plnohodnotný časový údaj o podpise. Aj keď podľa nášho názoru súd v takomto prípade nemá na odmietnutie návrhu oporu v právnom poriadku, v praxi sa takéto situácie stávajú, čo následne spôsobuje zbytočne predlžovanie procesu zapísania údajov v súvislosti s následným námietkovým konaním a s tým spojené potenciálne komplikácie. Je preto žiaduce, aby bol pri podpise uvedený dátum, a to najmä v prípadoch, ak je naň v obchodnom dokumente výslovne určený priestor.

Konštitutívny verzus deklaratórny zápis

V prípade návrhov na zápis údajov do OR SR tiež upozorňujeme na problematiku v navrhovaní dátumov zápisu. Slovenský právny poriadok pozná dva základné druhy zápisov, a to konštitutívny a deklaratórny. Konštitutívny je taký zápis, kedy nový právny stav vzniká až zápisom do OR SR, zatiaľ čo deklaratórny len potvrdzuje to, o čom už pred tým rozhodli spoločníci. V prípade deklaratórnych zápisov nie je problém so spätným uvedením dátumu. Pri deklaratórnom zápise, akým je napríklad zápis konateľa, registrový súd na základe návrhu zapíše spätný dátum[8], kedy bol konateľ reálne vymenovaný. Problém však môže nastať pri konštitutívnych zápisoch. Takým je napríklad funkcia likvidátora (ktorý má obdobné postavenie ako štatutár), ktorá vzniká až zápisom do OR SR. V návrhu by sa mal uviesť taký dátum zápisu, ktorý súd objektívne stihne zapísať. Ak by to súd nestihol, vznik funkcie likvidátora by zapísal k dátumu skutočného vykonania zápisu. V praxi to môže spôsobiť rôzne problémy. V tomto prípade by sa posunul deň vstupu do likvidácie, čo môže narušiť pôvodný likvidačný plán či skomplikovať vedenie účtovníctva. Z našich skúseností vyplýva, že v prípade konštitutívnych zápisov je vhodné vopred si naplánovať podanie návrhu, a to tak, aby navrhovaný dátum zápisu súd objektívne stihol vykonať.

Prílišný formalizmus registrových súdov

Náležitá forma dokumentov, ktoré sa povinne predkladajú na OR SR, je dôležitým atribútom celého podania. Registrové súdy majú právomoc odmietnuť návrh za predpokladu, že neboli dodržané všetky formálne náležitosti. Jedným z príkladov môže byť situácia tzv. jednoosobovej spoločnosti s ručeným obmedzením, kde spoločníkom aj konateľom je jedna a tá istá fyzická osoba. V prípade podpisovania rozhodnutia jediného spoločníka je nevyhnutné pamätať na to, že táto fyzická osoba musí tento dokument podpísať z pozície spoločníka, nie konateľa. Ak by to osoba podpísala ako konateľ, súd by v tomto prípade v rámci formálneho preskúmania podanie vyhodnotil negatívne a zápis by odmietol vykonať. Následne by bolo v rámci námietok potrebné dodať nové rozhodnutie jediného spoločníka, čo by spôsobilo zbytočnú administratívnu záťaž, a to najmä v prípade, ak by daný podpis musel byť overený notárom.

Záver

Účelom článku nie je hodnotiť činnosť registrových súdov, ale upozorniť, že pri podaniach návrhov na OR SR je potrebné byť opatrný a vždy kontrolovať, či dokumenty a samotný návrh disponujú všetkými obsahovými a formálnymi náležitosťami. Častokrát sa v praxi stáva, že aj tie najjednoduchšie dokumenty môžu mať závažný nedostatok, ktorý môže spôsobiť odmietnutie vykonania zápisu, čo má v praxi spravidla negatívne dopady. Vždy je preto vhodné dať si vypracovať potrebné podklady alebo ich vzory odborne kvalifikovaným osobám, napríklad advokátom.

JUDr. Ján Ščerba,
advokátsky koncipient
 

Eversheds Sutherland, advokátska kancelária, s.r.o.

Hodžovo námestie 1/A
811 06 Bratislava

Tel:      +421 232 786 411
E-mail: bratislava@eversheds-sutherland.sk