Základné pravidlá pri archivácii dokumentov

Dĺžkou podnikania priamoúmerne vzrastajú rady šanónov plné dokumentov. Niektorí sa ich bez ľútosti zbavujú, iní ich opatrujú pre prípad možnej potreby v budúcnosti. Lepšiu orientáciu v tom, ktoré dokumenty musíte skutočne archivovať a ako s nimi správne nakladať by vám mal poskytnúť tento článok. Lehoty, počas ktorých musíte uchovávať dokumenty upravujú jednotlivé zákony. Líšia sa v závislosti od povahy dokumentov, ale aj od toho, v akom časovom horizonte spätne ste ich povinný predložiť štátnym orgánom na kontrolu, prípadne koľko rokov dozadu vám môžu vyrubiť nedoplatky.

Účtovné doklady

Nároky kladené na účtovníctvo podnikateľa sú pomerne vysoké, rovnako aj požiadavka na jeho uchovávanie. Doba, počas ktorej ste povinný uchovávať účtovné doklady trvá aj niekoľko rokov.

Päť rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dané dokumenty týkajú, prípadne po roku, kedy sa použili tieto dokumenty, ste povinný uchovávať:

účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva.

Desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dané dokumenty týkajú:

účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok, výročná správa,
správa audítora.

K otázke dĺžky uchovávania mzdových listov slúžiacich ako účtovné záznamy si je nutné položiť otázky na aký účel ich v účtovníctve používam a podľa toho ich uchovávať 5 alebo 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dané dokumenty týkajú.

V prípade, že sa vaše účtovné záznamy týkajú správneho, trestného konania, občianskeho súdneho alebo iného konania, ktoré sa ešte neskončilo (nezabúdajte, že sú konania, ktorá sa končia až po tom, ako sa súd vysporiada s mimoriadnymi opravnými prostriedkami, ak boli podané), účtovné záznamy uchovávajte do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.

Účtovné doklady a iné účtovné záznamy týkajúce sa záručných lehôt a reklamačných konaní uchovávajte počas celej doby záručných lehôt alebo trvania prípadných reklamačných konaní.

Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov uchovávajte do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.

S uchovávaním účtovných dokladov ide v ruka v ruke aj povinnosť chrániť ich pred poškodením, stratou alebo krádežou. Rovnako ste povinný ochraňovať aj technické prostriedky, účtovnícke programy a nosiče informácií, pričom musíte dbať o to, aby k nim nemali prístup neoprávnené osoby.

Nezabúdajte na to, že pred skončením podnikania, prípadne pred zánikom firmy, nemôže účtovníctvo skončiť len tak vo vašej garáži alebo nebodaj na smetisku. Aj vtedy platí povinnosť uchovať účtovné doklady (bližšie pozri časť Registratúry).

Daňové doklady

Ako platiteľ dane ste povinný uchovávať:

kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil vo vašom mene a na váš účet odberateľ alebo tretia osoba po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
dovozné doklady a vývozné doklady potvrdené colným orgánom do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú,
záznamy, ktoré vediete ako platiteľ dane podľa zákon o dani z pridanej hodnoty, napríklad o dodaných tovaroch a službách a o prijatých tovaroch a službách podľa jednotlivých zdaňovacích období, z daňovej povinnosti zo zálohovaných obalov, dovoze vozidla z iného členského štátu EÚ za účelom jeho predaja, do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú,
tlačivo na vrátenie dane počas desiatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom ste si vrátenú daň uplatnili v daňovom priznaní.

Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom, uchováva (aj elektronicky) po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

kópie faktúr, ktoré vyhotovila za dodanie služby v inom členskom štáte EÚ alebo mimo EÚ po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň.

Rovnako dlho uchováva prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby aj právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, ale pri ktorých je osobou povinnou platiť daň.

Faktúru o predaji alebo kúpe vozidla do iného členského štátu EÚ, je povinný uchovávať každý, a to po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom došlo k predaju alebo kúpe vozidla.

Colné doklady

Ak ste osobou, ktorá uskutočňuje dovoz, vývoz alebo tranzit tovaru, priamo alebo nepriamo sa zúčastňujete na dovoze, vývoze alebo tranzite tovaru alebo ste osobou, u ktorej sa nachádza alebo možno predpokladať, že sa nachádza tovar podliehajúci colnému dohľadu, doklady, ktoré priamo alebo nepriamo s dovozom, vývozom alebo tranzitom tovaru ste povinný uchovávať počas desiatich kalendárnych rokov.

Doklady súvisiace so zdravotným poistením zamestnancov

Ako platiteľ poistného za svojich zamestnancov ste povinný uchovávať účtovné doklady, prípadne iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby poistného, výšky poistného a jeho platenia a evidenciu o svojich zamestnancoch po dobu desiatich rokov.

Registratúra

Registratúra je súbor všetkých informácií evidovaných pôvodcom registratúry, teda vami. Jej súčasťou sú nielen vyššie uvedené dokumenty, ale všetko, čo evidujete v súvislosti so svojím podnikaním.

S tým samozrejme súvisia aj povinnosti, ktoré však vo väčšej miere kopírujú povinnosti uvedené pri uchovávaní účtovných dokladov. Základom je evidencia všetkých záznamov vzniknutých z vašej podnikateľskej činnosti, vrátane došlých záznamov. Ďalej je tu povinnosť zabezpečiť ochranu záznamov, a to tak, aby boli uložené v priestoroch, ktoré zaručujú ich zachovanie (napr. suché miesto, bez priameho slnečného žiarenia, použitie ochranných obalov) a zabezpečiť ochranu samotného záznamu (napr. vyhotovenie na papieri, ktorý spĺňa technické normy). Zákon pamätá aj na povinnosť, aby registratúru spravovala osoba, ktorá má úplné stredoškolské vzdelanie.

Chceme však upozorniť najmä na to, že povinnosť vypracovať registratúrny plán neplatí celoplošne. Výnimku majú tí, ktorých záznamy, nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu (jedná sa najmä o spomínané účtovné doklady) alebo ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva. Ak však nespadáte pod tieto výnimky, vzorový registratúrny poriadok nájdete na stránkach Ministerstva vnútra. Vypracovaný registratúrny poriadok musí byť predložený na schválenie štátnemu archívu. Pripomíname, že skutočnosť, že nemusíte vypracúvať registratúrny poriadok, vás nezbavuje ostatných povinností.

Rada: Vo veciach registratúry máte zo zákona právo požiadať ministerstvo vnútra prostredníctvom štátnych archívov o odbornú radu alebo usmernenie. Ak si nie ste istí, ako alebo či vôbec vypracovať registratúrny poriadok obráťte sa na nich. Taktiež môžete správu registratúry zveriť inej osobe.

Zmeny miesta uloženia registratúry nezabudnite oznámiť štátnym archívom. Ak vaše podnikanie zanikne s právnym nástupcom, máte povinnosť mu ju odovzdať. Pri zániku bez právneho nástupcu registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou odovzdáte štátnym archívom podľa ich pokynov. Záznamy bez trvalej registratúrnej hodnoty uložíte do uplynutia lehôt ich uloženia na bezpečné miesto, ktoré oznámite ministerstvu vnútra.

Elektronické uchovávanie registratúrnych záznamov je možné iba pri tých záznamoch, ktoré boli pôvodne vyhotovené ako elektronické. Ak bol dokument vyhotovený v papierovej podobe, môžete z neho vytvoriť elektronickú kópiu a uchovávať ju, ale zároveň musíte uchovávať aj papierový originál (t.j. nie je možné papierový originál zničiť z dôvodu vyhotovenia jeho elektronickej kópie).

Vyraďovanie dokumentov

K vašim povinnostiam pôvodcu registratúry patrí aj povinnosť vyraďovať tie dokumenty/registratúrne záznamy, ktorým skončila lehota uloženia. Vyraďovanie má dve fázy, a to prípravnú a samotnú vyraďovaciu.

V prípravnej fáze navrhnete na vyradenie tie dokumenty, ktorým skončila doba uloženia. V návrhu uvediete prehlásenia týkajúce sa uplynutia doby uloženia dokumentov a ich nepotrebnosti na ich ďalšiu činnosť, zoznamy vecných skupín (napr. účtovné, colné doklady,...) určených na odovzdanie do archívu alebo zničenie. Ak by ste ich však potrebovali, vo vyraďovacom konaní sa prerokuje ich predĺženie.

Vo vyraďovacom konaní ministerstvo vnútra prostredníctvom štátnych archívoch rozhodne o (i) vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí lehoty ich uloženia, (ii) trvalej dokumentárnej hodnote záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, (iii) prípadne o tom že záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty možno zničiť.

Ak by vám takéto rozhodnutie nedošlo do 60 dní od doručenia návrhu na vyradenie dokumentov, záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty môžete zničiť aj bez neho.

Dobre spravované a uložené dokumenty sú niekedy nad zlato. Neplníte si tým len zákonné povinnosti, ale chránite tým aj seba pre prípadné kontroly štátnych orgánov alebo nezrovnalosti s obchodnými partnermi. Lebo skutočne, čo je na papieri, to aj platí. A my len dodáme, že najlepšie s podpisom a pečiatkou.

Mgr. Jindřich Král