Zamestnanec u mňa končí pracovný pomer. Aké dokumenty mu musím dať?

Pracovný pomer sa nekončí iba podaním rúk a prianím úspechov v ďalšom profesijnom živote. Ako zamestnávateľ vystavujete svojmu budúcemu ex – zamestnancovi viacero dokumentov, a to buď na základe zákonnej povinnosti alebo žiadosti zamestnanca.

Dokumenty vydávené povinne pri skončení pracovného pomeru

Ak sa pracovný pomer končí dohodou medzi vami a vašim zamestnancom, ste povinný mu vydať jedno vyhotovenie dohody o skončení pracovného pomeru.

Pokiaľ sa pracovný pomer skončí výpoveďou, tú ste povinný zamestnancovi doručiť do vlastných rúk, inak je výpoveď neplatná. Myslite nato, že až mesiacom, ktorý nasleduje po doručení výpovede začína plynúť výpovedná lehota. Doručiť výpoveď nemusíte bezpodmienečne iba formou doporučenej zásielky, prednosť má osobné doručenie na pracovisku, v byte alebo na inom mieste, na ktorom zamestnanca zastihnete. V takom prípade odporúčame si dať osobné doručenie výpovede potvrdiť preberacím protokolom alebo si nechať prípadné odmietnutie prevzatia výpovede potvrdiť od prítomných osôb. Takéto potvrdenie vám slúži na preukázanie vašej snahy o doručenie výpovede do vlastných rúk, pretože aj odmietnutie zamestnanca prevziať výpoveď sa považuje za jej doručenie. Rovnakým spôsobom musíte doručiť aj okamžité skončenie pracovného pomeru. Ak sa jedná o skončenie pracovného pomeru v skúšobnej dobe, ste povinný doručiť zamestnancovi písomné oznámenie.

Bez ohľadu na spôsob ukončenia pracovného pomeru ste zamestnancovi povinný vystaviť potvrdenie o zamestnaní, označované aj ako zápočtový list. Uvediete v ňom údaje pre zápočet predchádzajúcich období pracovnej neschopnosti, o započítaní odpracovaných rokov, dôvod a spôsob skončenia pracovného pomeru, údaje o dosiahnutej kvalifikácii, či sa zo mzdy zamestnanca vykonávajú zrážky, v koho prospech, v akej výške a v akom poradí je pohľadávka, pre ktorú majú byť zrážky ďalej vykonávané, prípadne ďalšie oznámenia (o zmenenej pracovnej schopnosti, poistení, účasti na podnikovom sporení a iné).

Nezabudnite taktiež na výstupný list. Ten potvrdzuje, že zamestnanec nemá voči vám žiadne nevyrovnané záväzky (napríklad, že odovzdal kľúče alebo iné veci, za ktoré mal hmotnú zodpovednosť).

Dokumenty vydávané pri skončení pracovného pomeru na žiadosť zamestnanca

Na žiadosť zamestnanca ste povinný do 15 dní od požiadania, nie však skôr ako 2 mesiace pred skončením pracovného pomeru, vydať pracovný posudok. Forma žiadosti nie je stanovená, takže musíte akceptovať aj ústnu formu. V pracovnom posudku ohodnotíte prácu zamestnanca, jeho kvalifikácie, schopnosti, prípadne iné skutočnosti, ktoré súvisia s vykonávanou prácou.

Rada: Pri vyhotovovaní potvrdenia o zamestnaní a pracovného posudku myslite nato, že zamestnanec má právo požiadať o ich úpravu alebo doplnenie. Ak mu nevyhoviete, zamestnanec sa môže domáhať takejto nápravy na súde v lehote 3 mesiacov odo dňa, kedy sa dozvedel o ich obsahu.

Dokumenty vydávané po skončení pracovného pomeru

Z objektívnych príčin (napr. spracovávanie miezd) nie je možné poskytnúť zamestnancovi niektoré dokumenty spolu s dokumentmi vydanými pri skončení pracovného pomeru. Takýmto dokumentom je potvrdenie zamestnávateľa na účely nároku na dávku v nezamestnanosti, ktorý vám zamestnanec predloží na vyplnenie po jeho zaradení do evidencie uchádzačov o zamestnanie. Lehota na vydanie potvrdenia nie je stanovená, ale spravidla je to až po zúčtovaní mzdových náležitostí posledného mesiaca, v ktorom ešte pracovný pomer zamestnanca trval.

Ďalším dokumentom, ktorý ste povinný zamestnancovi vystaviť je potvrdenie o príjmoch zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o dani vybranej zrážkou z týchto príjmov a o daňovom bonuse na vyživované deti. Lehota na jeho vydanie je (i) do 10. marca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie, (ii) do 30. apríla ak ste ako zamestnávateľ vykonal zamestnancovi ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti a daňového bonusu a (iii) do 10. februára v prípade, ak ste vyplatili príjem zo závislej činnosti zamestnancovi, ktorý žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa a ak zamestnanec požiada o vystavenie dokladu najneskôr do 5. februára po skončení zdaňovacieho obdobia.

Iné povinnosti spojené so skončením pracovného pomeru

Vaše povinnosti sa však vystavením všetkých dokumentov nekončia. Do ôsmich dní od skončenia pracovného pomeru ste povinný odhlásiť zamestnanca z jeho zdravotnej poisťovne na príslušnom formulári každej zdravotnej poisťovne a zo Sociálnej poisťovne prostredníctvom registračného listu fyzickej osoby. Taktiež ste Sociálnej poisťovni povinný odoslať evidenčný list dôchodkového poistenia zamestnanca, a to do 3 dní od uplatnenia nároku na dávku alebo od skončenia pracovného pomeru.

Všetky vystavené dokumenty v súvislosti so skončením pracovného pomeru so zamestnancom a komunikáciou so Sociálnou a zdravotnou poisťovňou alebo inými úradmi si starostlivo uchovajte, pretože preukazujú splnenie vašich povinnosti. Okrem toho ste povinný takéto dokumenty uchovávať po dobu stanovej vo vami vypracovanom registratúrnom pláne. Pri určovaní doby uchovávania môžete vychádzať z predchádzajúcej právnej úpravy, ktorá určovala, že mzdové listy alebo účtovné písomnosti ich nahrádzajúce sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia dokonca 20 rokov.

Mgr. Jana Šetřilová